Wie können Hochschulräte eine nachhaltige und strategische Finanzplanung an ihrer Hochschule unterstützen?
Ergebnisse der Austauschgruppen
zusammengefasst von Dr. Anna Sandmeir, Stifterverband Ulrich Müller, CHE Centrum für Hochschulentwicklung Dr. Mathias Winde, Stifterverband
Hochschulräte sollten darauf achten, dass ihnen im Vorfeld der Sitzungen seitens der Hochschule aussagekräftige Unterlagen – in komprimierter Form – zur Verfügung gestellt werden. Diese sind unabdingbar für eine sachgerechte Diskussion und Beratung. Insbesondere kann der Hochschulrat das Heranziehen von übergreifenden, objektivierbaren Kriterien (bspw. Auslastung bestimmter Fächer, Personalbemessung) anregen, um für die Diskussionen etwa über Schwerpunktsetzungen und Verlagerungen eine solide Datengrundlage zu haben.
Wie in allen Themenbereichen ist es der Hauptjob eines Hochschulrats, als "critical friend" gute Fragen zu stellen. Der Hochschulrat selbst entwirft keine Finanzplanung, er begleitet den Entstehungsprozess aber konstruktiv-kritisch und fungiert – auf angemessener „Flughöhe“ – als Sparringspartner an den entscheidenden Stellen.
Der Hochschulrat hat dabei insbesondere den Zusammenhang zwischen Finanzplanung und strategischer Gesamtausrichtung der Hochschule (= das "große Ganze") im Blick.
Bereits bei der Besetzung des Hochschulrats empfiehlt es sich, eine den Aufgaben des Hochschulrats entsprechende Expertise sicherzustellen. Hat der Hochschulrat Aufgaben oder sogar Zustimmungspflichten im Bereich Finanzen, ist es äußerst hilfreich, wenn mindestens ein Mitglied des Hochschulrats in diesem Themengebiet über eine tiefere Fachkenntnis verfügt. Diese Person könnte dann bei Finanzthemen einen Finanzausschuss des Hochschulrates leiten und mit ein, zwei weiteren Mitgliedern im Vorfeld Finanzpläne bewerten, kritische Punkte identifizieren und eine entsprechende Stellungnahme des Hochschulrats federführend vordenken und vorbereiten. Diese Aufgabenteilung ist besonders da relevant, wo Hochschulräte eine Aufsichtsfunktion im Bereich Finanzen haben.
Damit der Hochschulrat in Sitzungen mit dem Präsidium bei bedeutsamen Entscheidungen mit einer Stimme spricht, ist es essenziell, dass er sich im Vorfeld zur Abstimmung von Strategie und Kommunikation informell intern bespricht; insbesondere das Herstellen eines gemeinsam geteilten Verständnisses zwischen internen und externen Hochschulrats-Mitgliedern ist eine wichtige Voraussetzung für kluge Entscheidungen und klare, wirksame Kommunikation.
Hochschulräte können zu Fragen der strategischen Entwicklung vor dem Hintergrund ihrer persönlichen Berufsbiografie wertvolle Perspektiven aus dem Arbeitsmarkt, der regionalen und überregionalen Wirtschaft sowie verschiedener gesellschaftlicher Perspektiven einbringen. Gerade die Perspektivenvielfalt und der unabhängige Außenblick, die eine Verknüpfung hochschulischer Belange mit externen Veränderungen, Trends und Erwartungshaltungen ermöglichen, machen den Hochschulrat hier zu einem bereichernden Akteur.
Je nach beruflichem Hintergrund der Mitglieder des Hochschulrats können diese – in Abstimmung mit der Hochschulleitung, nicht eigenmächtig! – ihr Netzwerk für die Hochschule nutzen und auch nach außen, vor allem in Richtung Politik/Ministerien, Kontakte herstellen, Argumente streuen und den Informationsfluss in beide Richtungen befördern. Ein guter, konstruktiver Austausch und ein gegenseitiges Verständnis für die jeweiligen Positionen ist unerlässlich, damit kluge, umsichtige Entscheidungen getroffen werden können.
Ein gutes Beispiel für politische Arbeit ist die Konferenz der Vorsitzenden der Hochschulräte an den Universitäten in NRW. Diese tritt regelmäßig zusammen, zumeist unter Anwesenheit der Wissenschaftsministerin. Dadurch lassen sich aktuelle Themen direkt mit der politischen Spitze des Bundeslandes besprechen.
Wie alle Aktivitäten des Hochschulrats ist die Eindringtiefe und der Umfang der strategischen Begleitung limitiert durch die Ehrenamtlichkeit seiner Mitglieder. Diese Einschränkung zwingt zu einer Priorisierung auf strategische Fragestellungen – wie es auch dem Hauptauftrag eines Hochschulrats entspricht.
Mitunter kann der Hochschulrat auf Wunsch der Hochschulleitung mit dieser "über Bande spielen", um ihr den Rücken zu stärken. Für das Präsidium kann etwa bei der Begründung und Kommunikation von Sparmaßnahmen oder Umverteilungen von Ressourcen der Hochschulrat als "bad guy" eine sehr hilfreiche Rolle spielen – es kann dann auf den Hochschulrat als (überwiegend) externe Autorität verweisen und auf dessen Empfehlung oder Positionierung Bezug nehmen.
Das setzt jedoch voraus, dass Strategie und Kommunikation im Vorfeld zwischen Hochschulleitung und dem Hochschulrate gut abgestimmt werden und zwischen Hochschulleitung und Hochschulrat großes Vertrauen besteht (insbesondere zwischen Rektorin bzw. Rektor, Präsidentin bzw. Präsident und Hochschulratsvorsitz). Dazu gehört auch, dass dem Hochschulrat weder geschönte Zahlen vorgelegt noch relevante Informationen vorenthalten werden.