Umgang mit Ehrenamtlichkeit der Hochschulratstätigkeit

Die Zeit, die Mitglieder von Hochschulräten investieren (gerade Vorsitzende), ist erheblich. Gesetzt sind die eigentlichen Sitzungen, aber dabei bleibt es ja nicht. Hinzu kommen zahlreiche Telefonate, Termine, Verpflichtungen, Kommissionen, Empfänge, Ausschüsse, ganz zu schweigen von Terminen rund um Hochschulleitungswahlen. Wie ist die Mitgliedschaft in einem Hochschulrat leistbar neben einem herausfordernden Hauptjob (in der Regel in leitender Position)?

Grundsätzlich, hielt die Arbeitsgruppe fest, sind Hochschulratsmitglieder motiviert, sich im Hochschulrat zu engagieren, wenn sie darauf vertrauen können, dass Sitzungen sinnvoll verlaufen, am Ende etwas Vernünftiges dabei herauskommt und dass sie Wirkung erzielen.

In der Diskussion identifizierten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Runde folgende Erfolgsfaktoren, um angesichts der Ehrenamtlichkeit der Mitglieder effektive und effiziente Prozesse sowie Sitzungen sicherzustellen:

• Eine klar ausgearbeitete Tagesordnung und ein klarer Zeitplan sind unabdingbar. Die TO muss zyklisch Routine-Themen aufgreifen, aber auch Raum schaffen für strategische Schwerpunktthemen.
   
• Es erhöht die Motivation der Hochschulratsmitglieder, wenn die Tagesordnung jeder Sitzung ein inhaltlich spannendes Thema oder eine spannende Begegnung mit weiteren Akteuren enthält.
   
• "Berichte" sollten möglichst schriftlich im Vorfeld erfolgen.
   
• Umfangreiche Unterlagen sollten mit einer Management Summary versandt werden.
   
• Eine gute interne Rollenverteilung und Arbeitsteilung stellt sicher, dass Hauptaufgaben von kundigen Menschen vorbereitet werden sowie klare Ansprechpartner nach außen benannt werden können (etwa: Ansprechpartner Richtung Studierende; Mitglied der Findungskommission ...). Gleichzeitig wird die Last auf viele Schultern verteilt.
   
• Der oder die Vorsitzende des Hochschulrats hat eine entscheidende Vorbildfunktion hinsichtlich guter Vorbereitung.
   
• Professionelle Unterstützungsstrukturen (Geschäftsstelle) sind grundlegend für eine Arbeitsentlastung, etwa in Bezug auf Terminplanung, Aufbereitung von Unterlagen etc.
   
• Ein internes Vorabendtreffen der Hochschulratsmitglieder spart Zeit, da dort "Knackpunkte" vorbesprochen werden können. 
   
• Gezieltes Teambuilding trägt dazu bei, die verschiedenen "Welten" der Hochschulratsmitglieder zu integrieren.