Wie gestaltet ein Hochschulrat seine hochschulinterne Kommunikation?

Nach einem Impuls von Prof. Dr. Antonia B. Kesel (Vorsitzende des Hochschulrats der TH Ostwestfalen-Lippe; Leiterin des Bionik-Innovations-Centrums an der Hochschule Bremen) tauschte sich die Arbeitsgruppe darüber aus, wie ein Hochschulrat gute Kontakte zum Senat, zu den Fakultäten/Fachbereichen und zu weiteren Akteuren innerhalb der Hochschule pflegen kann.

Die Arbeitsgruppe identifizierte unter anderem folgende Erfolgsfaktoren:

• Informelle und formelle hochschulinterne Kommunikation ist eine wesentliche Gestaltungsaufgabe des Hochschulrats. Der Austausch mit verschiedenen Akteuren erschließt weitere Perspektiven und erhöht die Akzeptanz für die Arbeit des Hochschulrats.
   
• Grundlegend ist ein regelmäßiger Jour fixe von Hochschulleitung und Hochschulratsvorsitz. Weitere Kontakte in die Hochschule hinein sind für den Hochschulrat aber unentbehrlich, um über weitere Informationsquellen ein abgerundetes Bild zu erlangen und sich nicht abhängig zu machen von der Hochschulleitung. Weitere, auch informelle, Begegnungen sind also hilfreich, sollten aber nur in Absprache mit der Hochschulleitung und nicht hinter ihrem Rücken erfolgen.
   
• Zwischen Senat und Hochschulrat sollte ein kontinuierlicher Austausch erfolgen (zum Beispiel Übermittlung von Protokollen, Treffen der Vorsitzenden, wechselseitige Teilnahme, gegebenenfalls mit Kurzbericht). Auch Treffen des oder der Hochschulratsvorsitzenden oder eines anderen Hochschulratsmitglieds mit dem AStA, dem Personalrat und weiteren relevanten Akteuren sollten regelmäßig (zum Beispiel jährlich) eingeplant werden.
   
• Kernergebnisse der Hochschulratssitzungen sollten im Sinne größtmöglicher Transparenz zeitnah mindestens hochschulweit veröffentlicht werden.
   
• Den verschiedenen Instituten, Fakultäten oder Fachbereichen sollte nach und nach die Gelegenheit gegeben werden, mit dem Hochschulrat in Kontakt zu kommen. So könnte etwa der Sitzungsort durch die verschiedenen Hochschulstandorte wechseln (jeweils mit kurzem gegenseitigen Kennenlernen).
   
• Zu passenden Tagesordnungspunkten könnten hausinterne Expertinnen und Experten als Gäste hinzugeladen werden, auch könnten diese bei fallbezogen Arbeitsgruppen mitwirken. Gibt es informelles internes Vorgespräch des Hochschulrats, besteht die Möglichkeit, dort informell mit ausgewählten Gästen zu sprechen und ihre Perspektive wahrzunehmen.
   
• Bei großen strategischen Weichenstellungen haben sich Klausurtagungen von Hochschulrat, Präsidium/Rektorat und den Dekaninnen/Dekanen bewährt.
   
• Der Wunsch nach vielfältigen Austauschformaten und Begegnungsmöglichkeiten kollidiert mit der Ehrenamtlichkeit der Hochschulräte. Hier muss eine geeignete Balance gefunden werden. Innerhalb des Hochschulrats empfiehlt sich eine Absprache, wer an welchen Hochschulveranstaltungen teilnehmen kann, um Präsenz zu zeigen und vielfältige Begegnungsmöglichkeiten zu schaffen.
   
• Ein Hochschulrat sollte sich stets bewusst sein, dass vertrauliche Kommunikation im Hochschulrat nicht immer intern bleibt. Frühe und gezielte Transparenz über Themen und Ergebnisse kann helfen, die hochschulweite und externe Kommunikation aktiv in gute Bahnen zu lenken.
   
• Interne Mitglieder eines gemischt besetzten Hochschulrats können eine Schnittstellenfunktion wahrnehmen und ihre Kontakte nutzen, um intern zu vermitteln, wie ein Hochschulrat funktioniert. Sie müssen aber darauf achten, ihre Unabhängigkeit zu bewahren stets das Gesamtinteresse der Hochschule insgesamt und nicht Partikularinteressen in den Blick zu nehmen.
   
• Kommunikation nach außen und innen sollte ein zentrales Thema beim Onboarding neuer Hochschulratsmitglieder sein.