Die Hochschulräte haben in NRW weitgehende Kompetenzen, unter anderem müssen sie den Wirtschaftsplan beschließen und den Jahresabschluss feststellen. Sie haben die Aufsicht über die Wirtschaftsführung des Rektorats. Finanzverantwortung tragen kann aber nur, wer über aussagekräftige Informationen verfügt. Die muss das Rektorat und der Abschlussprüfer liefern.

Die wichtigste Informationsgrundlage, um sich ein Bild über die wirtschaftliche Entwicklung der Hochschule zu machen, sind die Quartalsberichte und der Jahresabschluss mit Lagebericht. In diesem Zusammenhang können und sollten Kennzahlen in Ergänzung zu den ausführlichen Erläuterungen als komprimierte Daten eine schnell und übersichtlich zu erfassende Grundlage für Entscheidungen bilden. Gleichzeitig ermöglichen sie den Soll-Ist-Vergleich und sind damit ein Instrument, Abweichungen zu erkennen und in die Ursachenanalyse einzusteigen. Wie hat sich die finanzielle Situation der Hochschule entwickelt? Wird sie im folgenden Jahr und im Finanzplanungszeitraum über die Ressourcen verfügen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben braucht? Wie verlässlich hat sich die Planung im laufenden Jahr erwiesen und auf welche Risiken muss man vorbereitet sein? – Das sind zentrale Fragen, mit denen sich der Hochschulrat befassen muss.

In Bielefeld werden deshalb "finanzielle Leistungsindikatoren" zur Beurteilung des Geschäftsverlaufs über die vergangenen drei Jahre und im Soll-Ist-Vergleich des Abschlussjahres dargestellt. Ihre Auswahl orientiert sich an den für die finanzielle Leistungsfähigkeit unserer Universität wichtigen Fragen. Kennzahlen zur Vermögenslage und die Kapitalflussrechnung über drei Jahre helfen, die Zahlungs- und Investitionsfähigkeit zu beurteilen.

Diese Indikatoren können und sollen die Grundlage für Fragen sein. Tatsächlich zeigt die Erfahrung, dass sie wie auch die Darstellung der Entwicklung der Bilanzstruktur durch den Wirtschaftsprüfer nur selten in aller Breite in den Sitzungen des Hochschulrats diskutiert werden. Deshalb ist es sinnvoll, dass der Hochschulrat einen Finanzausschuss bildet, der sich sehr viel intensiver mit Fragen des Geschäftsverlaufs und der Finanz- und Vermögenslage auseinandersetzen kann. Bewährt hat sich in Bielefeld zudem ein ergänzendes Informationsinstrument, das für den Finanzausschuss und den Hochschulrat entwickelt wurde, um in absoluten Zahlen, aber mit kurzen, knappen Erläuterungen Entwicklungen bestimmter Positionen, Abweichungen von der Planung und ihre Ursachen darzustellen.

Der Vorteil dieses Berichtswesens liegt darin, dass es eine knappe und präzise Abweichungsanalyse liefert, die die Beratung über notwendige Strategien für die Zukunft erleichtert. 
Um die Entwicklung einzelner Kennzahlen der eigenen Hochschule einzuordnen, könnte auch der Blick auf andere Hochschulen sinnvoll sein, zum Beispiel die in NRW. Dazu müsste ein hochschulübergreifendes abgestimmtes Kennzahlensystem entwickelt werden, was aber bisher leider an der Zurückhaltung der Hochschulen gescheitert ist.

Finanzkennzahlen sind eine Stütze für das Risikomanagement, ebenso wie die Risikomatrix im Lagebericht verbunden mit Handlungsoptionen, die Gegenstand der Erörterung im Finanzausschuss sind. Das Rektorat muss ein funktionierendes Controlling sicherstellen und, falls erforderlich, rechtzeitig gegensteuern. In vielen Fällen wird der Hochschulrat als Organ in den Prozess gar nicht eingeschaltet werden, sondern sich allenfalls mit dem Ergebnis beschäftigen. Über Sachverhalte von besonderer Bedeutung muss das Rektorat ihn aber auch außerhalb der Quartalsberichterstattung informieren und so eine Beratung ermöglichen. Empfehlenswert ist ein jour fixe des/der Vorsitzenden mit Rektorin bzw. Rektor und Kanzlerin bzw. Kanzler, in dem Informationen über alle wesentlichen Entwicklungen kontinuierlich ausgetauscht werden.

Kennzahlen spielen in Bielefeld auch für die Budgetierung der Fakultäten eine Rolle. Diese erhalten einen Teil ihrer Mittel nach Leistungsindikatoren, die zwar retrospektiv sind, aber die Fakultäten motivieren sollen, ihre Leistungen zu steigern, um zukünftig höhere Budgets zu erhalten.